Polityka Prywatności i Ochrona Danych Osobowych

1. Administrator Danych Osobowych i Podział Ról (RODO)

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w serwisie internetowym AutoPilot AI (https://autopilotai.com.pl).

Podział ról w świetle RODO:

• AutoPilot AI jako Administrator Danych: W odniesieniu do danych zarejestrowanych Użytkowników Salonów (przedsiębiorców, personelu) oraz danych telemetrycznych i technicznych serwisu.
• AutoPilot AI jako Podmiot Przetwarzający (Procesor Danych): W odniesieniu do danych Klientów Końcowych rezerwujących wizyty w salonach. Administratorem danych Klienta Końcowego pozostaje dany Salon Fryzjerski, a AutoPilot AI przetwarza te dane w jego imieniu i na jego polecenie.

2. Jakie Dane Przetwarzamy?

W ramach platformy przetwarzane są wyłącznie dane niezbędne do realizacji rezerwacji, komunikacji i bezpieczeństwa:

• Dane Użytkowników Salonów (Konta B2B): Imię i nazwisko, adres e-mail, zabezpieczone kryptograficznie hasło (haszowanie bcrypt), numer telefonu, nazwa i adres salonu, dane do rozliczeń i faktur VAT (obsługiwane bezpośrednio przez certyfikowanego operatora płatności Stripe), opcjonalna konfiguracja logowania dwuetapowego (2FA) oraz historia zmian w ustawieniach salonu.
• Dane Klientów Końcowych (Rezerwacje Wizyt): Imię i nazwisko (lub imię), numer telefonu komórkowego, adres e-mail (do przesłania potwierdzenia wizyty i linku do zmiany terminu), rodzaj zamawianej usługi fryzjerskiej (np. strzyżenie, koloryzacja, balayage), długość włosów, uwagi do wizyty, preferowany termin (data i godzina) oraz historia konwersacji z asystentem w danej sesji rezerwacji.
• Dane Techniczne i Bezpieczeństwa: Zanonimizowany skrót kryptograficzny adresu IP (hasz SHA-256 z unikalną solą serwerową — w bazie nie są zapisywane surowe adresy IP klientów czatu), identyfikator sesji czatu (conversationToken), typ przeglądarki (User-Agent) oraz logi błędów i zabezpieczeń (ochrona brute-force).

3. Cele i Podstawy Prawne Przetwarzania

• Realizacja umowy i świadczenie usługi SaaS (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): Rejestracja konta, obsługa kalendarza wizyt, automatyczne umawianie klientów na fotele fryzjerskie, wysyłka powiadomień potwierdzających rezerwację drogą e-mail/SMS oraz udostępnianie linku do zmiany terminu online.
• Rozliczenia, księgowość i podatki (art. 6 ust. 1 lit. c RODO): Realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego i rachunkowości w związku z subskrypcjami płatnymi.
• Prawnie uzasadniony interes Usługodawcy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): Ochrona przed spamem, atakami DoS, brute-force (blokowanie podejrzanych IP na 15 min), analiza retencji klientów dla salonu oraz obsługa zgłoszeń reklamacyjnych i ewentualnych roszczeń.

4. Przetwarzanie Danych przez Asystenta AI

1. System AutoPilot AI wykorzystuje zaawansowany autorski silnik konwersacyjny (Native AI) oraz modele językowe w celu interpretacji intencji klienta i rezerwacji terminów.

2. Treść wiadomości wprowadzanych w czacie jest analizowana w czasie rzeczywistym w pamięci operacyjnej wyłącznie na potrzeby przeprowadzenia danej rozmowy i sfinalizowania rezerwacji.

3. Dane osobowe klientów NIE są wykorzystywane do trenowania publicznych modeli sztucznej inteligencji. Integracje z zewnętrznymi dostawcami AI (np. OpenAI API) podlegają rygorystycznym umowom DPA (Data Processing Agreement) gwarantującym poufność i brak retencji danych do celów szkoleniowych.

5. Odbiorcy Danych i Dostawcy Zewnętrzni

Dane osobowe powierzamy wyłącznie zaufanym partnerom technologicznym niezbędnym do działania platformy:

• Hosting i infrastruktura Edge: Vercel Inc. (USA / UE) — hosting aplikacji, CDN i ochrona DDoS.
• Relacyjna Baza Danych: Neon Database / Amazon Web Services (AWS) — szyfrowana w spoczynku baza PostgreSQL.
• Operator Płatności Online: Stripe Payments Europe Ltd. (Irlandia / USA) — obsługa subskrypcji i kart płatniczych (certyfikat PCI-DSS Level 1).
• Wysyłka Poczty Transakcyjnej: Google LLC (Google Workspace / Gmail SMTP) oraz Resend Inc. — serwery pocztowe wysyłające powiadomienia o rezerwacjach.

Wszelkie transfery danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) realizowane są w oparciu o Standardowe Klauzule Umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską oraz ramy programu EU-US Data Privacy Framework.

6. Okres Przechowywania Danych

• Dane konta salonu: Przez cały okres aktywnego korzystania z usługi oraz do 5 lat po zakończeniu współpracy dla celów podatkowo-rozliczeniowych.
• Dane rezerwacji i rozmów: Przez okres niezbędny do realizacji usługi fryzjerskiej i rozliczenia wizyty lub do momentu usunięcia ich przez personel salonu w panelu CRM.
• Logi techniczne i bezpieczeństwa: Przechowywane przez okres od 14 do 90 dni, po czym są automatycznie nadpisywane lub usuwane.

7. Twoje Prawa w Świetle RODO

Każdej osobie przysługują następujące prawa:

• Prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
• Prawo do sprostowania (poprawienia) nieprawidłowych danych,
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
• Prawo do ograniczenia przetwarzania danych,
• Prawo do przenoszenia danych w ustrukturyzowanym formacie (np. JSON),
• Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

W celu realizacji powyższych praw wystarczy wysłać wiadomość na adres: kontakt@autopilotai.com.pl. Zgłoszenia realizujemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 30 dni.

8. Pliki Cookies i Pamięć Lokalna

1. Serwis AutoPilot AI stosuje wyłącznie niezbędne techniczne pliki cookies oraz tokeny sesyjne (NextAuth JWT), które są wymagane do utrzymania bezpiecznego logowania użytkownika oraz prawidłowego funkcjonowania sesji czatu rezerwacyjnego.

2. Serwis NIE wykorzystuje inwazyjnych ciasteczek śledzących ani zewnętrznych pikseli reklamowych (np. Google Analytics, Meta Pixel), dlatego korzystanie z serwisu nie wiąże się ze śledzeniem aktywności użytkownika na innych stronach internetowych.