Regulamin Świadczenia Usług Drogą Elektroniczną

1. Informacje o Usługodawcy

Platforma internetowa AutoPilot AI, dostępna pod adresem internetowym https://autopilotai.com.pl, prowadzona jest przez:

2. Czym jest AutoPilot AI i Zakres Funkcjonalności

AutoPilot AI to specjalistyczne oprogramowanie w modelu SaaS (Software as a Service), stanowiące Wirtualną Recepcję AI oraz system automatyzacji rezerwacji wizyt, stworzone specjalnie dla salonów fryzjerskich, barbershopów i studiów stylizacji urody.

W ramach Usługi Usługodawca udostępnia Użytkownikom Biznesowym następujące moduły:

• Wirtualny Asystent / Recepcjonistka AI: Inteligentny moduł czatu konwersacyjnego działający 24/7, odpowiadający na pytania klientów o cennik, usługi, godziny pracy i wolne terminy oraz samodzielnie prowadzący proces rezerwacji.
• Widget Rezerwacyjny na Stronę WWW: Gotowy komponent do osadzenia (embed) na zewnętrznych stronach internetowych salonu.
• Publiczna Wizytówka i Strona Salonu: Dedykowana podstrona /w/[slug] oraz /chat/[slug] dla każdego zarejestrowanego salonu.
• Kalendarz Wizyt i Panel CRM Leadów: Interaktywny grafik przyjęć, zarządzanie zgłoszeniami, estymacja przychodów i wskaźniki retencji klientów.
• Generator Standów QR: Narzędzie do generowania materiałów drukowanych A4/A5 z kodem QR kierującym do szybkiej rezerwacji na recepcji.
• System Powiadomień: Automatyczne potwierdzenia rezerwacji wysyłane drogą elektroniczną (e-mail / SMS) do klientów i personelu salonu.
• Funkcja Human Handoff: Narzędzie automatycznego oznaczania i przekazywania skomplikowanych lub nietypowych rozmów do bezpośredniej obsługi przez pracowników salonu.

3. Rejestracja, Konto Użytkownika i Bezpieczeństwo

1. Rejestracja w Serwisie przeznaczona jest dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą (B2B) lub osób przygotowujących się do otwarcia salonu.

2. Do rejestracji wymagane jest podanie prawdziwych danych: nazwy salonu, unikalnego identyfikatora (slug), adresu e-mail, numeru telefonu oraz bezpiecznego hasła (minimum 8 znaków).

3. Użytkownik jest zobowiązany do zachowania w tajemnicy danych dostępowych do konta. W celu podwyższenia bezpieczeństwa Serwis umożliwia włączenie dwuskładnikowego uwierzytelniania (2FA TOTP), szyfrowanego w bazie danych algorytmem AES-256-GCM.

4. Serwis stosuje automatyczne mechanizmy ochronne przed atakami brute-force (blokada na 15 minut po 5 błędnych próbach logowania) oraz filtrowanie zarezerwowanych adresów URL.

4. Korzystanie z Systemu Rezerwacji i Odpowiedzialność za Dane

1. Salon ponosi pełną i wyłączną odpowiedzialność za prawidłowość, kompletność i aktualność danych wprowadzonych do konfiguracji AI w panelu ustawień, w szczególności:

• aktualnego cennika usług i zabiegów,
• poprawnych godzin otwarcia oraz dni wolnych od pracy,
• dostępności stanowisk i grafiku pracowników,
• danych teleadresowych salonu.

2. Wirtualny Asystent AI generuje odpowiedzi na podstawie bazy wiedzy dostarczonej przez Salon. Usługodawca dokłada wszelkich starań, aby asystent AI działał precyzyjnie, nie ponosi jednak odpowiedzialności za ewentualne nieporozumienia wynikające z błędnie skonfigurowanego cennika lub nieaktualnego grafiku salonu.

3. Klienci końcowi rezerwujący wizytę otrzymują potwierdzenie oraz unikalny link umożliwiający bezpieczną zmianę lub odwołanie terminu online.

5. Pakiety, Okres Próbny (Trial), Płatności i Anulowanie

• Okres próbny (Trial): Każdy nowo zarejestrowany salon otrzymuje bezpłatny 14-dniowy okres próbny (z limitem do 20 rezerwacji w miesiącu), bez wymogu podawania danych karty płatniczej.
• Plan PRO: Pełny, nielimitowany dostęp do wszystkich funkcji Wirtualnej Recepcji AI, nielimitowanych rezerwacji 24/7 i generatora standów QR. Ceny pakietów wynoszą:
  • Plan Miesięczny: 149 zł netto / miesiąc,
  • Plan Roczny: 1 390 zł netto / rok (oszczędność 2 miesięcy).
• Operator Płatności: Płatności cykliczne oraz jednorazowe realizowane są za pośrednictwem licencjonowanego operatora płatności Stripe Payments Europe Ltd. Dane kart płatniczych nie są przechowywane na serwerach AutoPilot AI.
• Brak ukrytych zobowiązań i okresu wypowiedzenia: Użytkownik może w dowolnej chwili zrezygnować z subskrypcji PRO jednym kliknięciem w zakładce Rozliczenia w panelu salonu.
• Skutki anulowania: Po rezygnacji subskrypcja PRO pozostaje w pełni aktywna do końca bieżącego, opłaconego okresu rozliczeniowego. Po jego upływie konto przechodzi na plan bezpłatny, a kolejne opłaty nie są pobierane.

6. Dostępność Usługi i Dostawcy Zewnętrzni

1. Usługodawca dąży do zapewnienia ciągłej dostępności platformy na poziomie 99,9% w skali roku, z zastrzeżeniem planowanych przerw konserwacyjnych (ogłaszanych z wyprzedzeniem).

2. Do prawidłowego funkcjonowania AutoPilot AI wykorzystuje sprawdzonych partnerów technologicznych:

• Infrastruktura serwerowa i Edge: Vercel Inc.,
• Relacyjna baza danych w chmurze: Neon Database / AWS,
• Bramka płatności: Stripe Payments,
• Poczta transakcyjna: Google SMTP / Resend,
• Modele językowe AI: Natywny silnik AutoPilot AI / OpenAI API.

3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w działaniu wynikające z działania siły wyższej, awarii globalnych węzłów internetowych lub ograniczeń po stronie zewnętrznych dostawców telekomunikacyjnych.

7. Niedozwolone Działania i Ochrona Przed Nadużyciami

1. Zabrania się wykorzystywania platformy do przesyłania treści niezgodnych z prawem, naruszających dobra osobiste, szerzących mowę nienawiści, spam lub podejmujących próby inżynierii wstecznej i testów penetracyjnych bez zgody Usługodawcy.

2. W przypadku wykrycia agresywnego zachowania, wulgaryzmów lub złośliwych prób manipulacji asystentem AI, system posiada wbudowane narzędzie automatycznego zablokowania dostępu (ban) dla danej sesji / adresu IP w celu ochrony salonu.

8. Zakończenie Korzystania i Usunięcie Konta

Użytkownik może w każdej chwili zaprzestać korzystania z platformy lub zażądać trwałego usunięcia swojego konta wraz z historią rezerwacji i danymi salonu, wysyłając zgłoszenie na adres: kontakt@autopilotai.com.pl. Dane zostaną trwale usunięte zgodnie z procedurą opisaną w Polityce Prywatności.

9. Procedura Reklamacyjna i Kontakt

Wszelkie reklamacje dotyczące działania Serwisu lub rozliczeń należy zgłaszać drogą elektroniczną na adres: kontakt@autopilotai.com.pl lub autopilotai026@gmail.com.

Zgłoszenie reklamacyjne powinno zawierać nazwę salonu, adres e-mail przypisany do konta oraz zwięzły opis sytuacji. Reklamacje rozpatrywane są w terminie do 14 dni kalendarzowych.